Dokument publiczny
Polityka prywatności Bliska Psychologia
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w serwisie Bliska Psychologia, w tym danych konta, testów, raportów i konsultacji.
Pobierz dokument
Pełna treść dokumentu znajduje się poniżej w HTML. Plik do pobrania jest dodatkiem.
1. Cel i zakres polityki
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Bliska Psychologia przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego, testów psychologicznych, konta użytkownika, raportów premium, konsultacji online, komunikatora, płatności, fakturowania, kontaktu e-mail oraz newslettera.
Dokument obejmuje zarówno dane zwykłe, takie jak adres e-mail, dane konta, dane techniczne i dane płatności, jak i dane mogące dotyczyć zdrowia psychicznego, w szczególności odpowiedzi w testach, wyniki testów, raporty premium, informacje o konsultacjach, wiadomości do specjalisty oraz notatki specjalisty.
Najważniejsze akty prawne uwzględnione w dokumencie
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO, w szczególności art. 6, 9, 12-22, 28, 30 i 32.
- Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
- Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności art. 398-399.
- Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, jeżeli określone dane stanowią dokumentację medyczną lub dokumentację świadczeń zdrowotnych.
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz właściwe przepisy podatkowe w zakresie dokumentów księgowych i faktur.
2. Administratorzy, role i odpowiedzialność
Administratorem danych przetwarzanych w ramach prowadzenia Serwisu, konta użytkownika, testów, raportów premium, rezerwacji, obsługi płatności, komunikacji organizacyjnej, bezpieczeństwa, reklamacji, newslettera i analityki jest Bliska Psychologia - Grzegorz Żurek.
W zakresie konsultacji online usługodawcą wobec klienta jest konkretny specjalista wskazany w procesie rezerwacji. Oznacza to, że wybrany specjalista może być odrębnym administratorem danych związanych z merytorycznym prowadzeniem konsultacji, dokumentacją konsultacji, notatkami oraz obowiązkami zawodowymi.
Bliska Psychologia może jednocześnie przetwarzać część danych jako operator platformy i administrator własnych procesów, a część danych jako podmiot przetwarzający działający na rzecz specjalisty, jeżeli dane są przetwarzane wyłącznie w celu technicznej obsługi dokumentacji lub komunikacji specjalisty z klientem. Z każdym specjalistą powinna być zawarta odrębna umowa albo postanowienia regulujące powierzenie przetwarzania danych.
| Obszar | Rola Bliskiej Psychologii | Rola specjalisty |
|---|---|---|
| Konto użytkownika, logowanie, panel | Administrator | Brak roli, chyba że specjalista ma dostęp do danych w swojej relacji z klientem |
| Testy, wyniki i raporty premium przed udostępnieniem specjaliście | Administrator | Brak dostępu bez zgody lub działania użytkownika |
| Udostępnienie raportu wybranemu specjaliście | Administrator mechanizmu udostępnienia | Odbiorca danych i administrator danych w zakresie wykorzystania raportu w konsultacji |
| Rezerwacja konsultacji, płatność, pokój konsultacji | Administrator i operator platformy | Usługodawca konsultacji i administrator danych merytorycznych konsultacji |
| Notatki specjalisty i dokumentacja konsultacji | Procesor lub współuczestnik procesu technicznego, zależnie od konfiguracji i umowy | Administrator dokumentacji i danych merytorycznych konsultacji |
| Faktura za konsultację prowadzoną przez innego specjalistę | Operator techniczny automatycznego wygenerowania dokumentu, jeśli system to obsługuje | Wystawca faktury na własne dane i administrator danych fakturowych w tym zakresie |
3. Najważniejsze zasady ochrony danych
- Przetwarzamy dane tylko w konkretnych, opisanych celach.
- Dane dotyczące zdrowia traktujemy jako dane szczególnie chronione.
- Nie udostępniamy raportów premium wszystkim specjalistom ani całemu zespołowi; raport może zostać udostępniony konkretnemu specjaliście po zgodzie lub wyraźnym działaniu użytkownika.
- Nie wysyłamy treści raportów, notatek specjalisty ani treści wiadomości z komunikatora w zwykłych e-mailach.
- Dostęp administracyjny do danych wrażliwych powinien być ograniczony, uzasadniony i audytowany.
- Wydarzenia Google Calendar / Google Meet nie powinny zawierać wyników testów, diagnoz, notatek ani powodów konsultacji.
- Dane płatnicze kart lub dane logowania do banku nie są przechowywane przez Serwis; płatność obsługuje zewnętrzny operator płatności.
- Dane wykorzystywane do raportów premium powinny być minimalizowane, a do dostawcy AI przekazywany jest tylko zakres potrzebny do wygenerowania raportu.
4. Kategorie danych przetwarzanych w Serwisie
| Kategoria danych | Przykłady | Kiedy powstają lub są zbierane |
|---|---|---|
| Dane konta | adres e-mail, login, hasło w postaci zabezpieczonego skrótu, identyfikator użytkownika, status weryfikacji e-mail | przy rejestracji, logowaniu, odzyskiwaniu hasła i korzystaniu z panelu |
| Dane identyfikacyjne i kontaktowe | imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane podane w formularzu kontaktowym | przy rezerwacji, płatności, fakturowaniu, kontakcie i konsultacji |
| Dane testów | odpowiedzi w testach, wynik punktowy, zakres wyniku, profil obszarów, data wykonania testu, identyfikator sesji lub wyniku | podczas wykonywania testu i zapisu wyniku na koncie |
| Raport premium | treść raportu HTML, token raportu, status generacji, dane jakości i logi techniczne bez treści wrażliwych | po zakupie raportu i potwierdzeniu płatności |
| Dane konsultacji | wybrany specjalista, termin, usługa, cena, status rezerwacji, status obecności, link/pokój konsultacji, historia wizyt | przy rezerwacji, potwierdzeniu i obsłudze konsultacji |
| Dane szczególnej kategorii | informacje o samopoczuciu, trudnościach psychicznych, wynikach testów, treści raportów, wiadomościach do specjalisty, notatkach specjalisty | gdy użytkownik korzysta z testów, raportów, konsultacji lub komunikatora |
| Dane komunikatora | treść wiadomości, metadane wątku, data wysłania, relacja klient-specjalista, status odczytu lub aktywacji urządzenia | podczas korzystania z szyfrowanego komunikatora |
| Dane płatności | kwota, waluta, identyfikator sesji P24, identyfikator zamówienia, status płatności, status zwrotu | podczas zakupu raportu lub rezerwacji konsultacji |
| Dane fakturowe | imię i nazwisko albo firma, NIP, adres, e-mail do faktury, dane zamówienia | gdy klient poprosi o fakturę lub gdy przepisy wymagają dokumentu księgowego |
| Dane zgód i oświadczeń | wersja regulaminu i polityki, data, typ zgody, zakres zgody, potwierdzenie pełnoletności, zgoda na dane zdrowotne | przy rejestracji, zakupie raportu, rezerwacji konsultacji, newsletterze i udostępnieniu raportu |
| Dane techniczne | adres IP, user-agent, identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa, cookies, informacje o błędach i zdarzeniach systemowych | podczas korzystania z Serwisu i jego zabezpieczeń |
| Dane newslettera | adres e-mail, data zapisu, źródło zapisu, zgoda, status subskrypcji, historia wypisania | po dobrowolnym zapisie na newsletter |
5. Cele, podstawy prawne i dane szczególnej kategorii
Podstawą przetwarzania danych zwykłych może być w szczególności wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes administratora albo zgoda. Jeżeli przetwarzamy dane dotyczące zdrowia, potrzebna jest dodatkowa przesłanka z art. 9 RODO.
| Cel przetwarzania | Podstawa z art. 6 RODO | Dodatkowa podstawa dla danych zdrowotnych |
|---|---|---|
| Utworzenie i prowadzenie konta, logowanie, panel użytkownika | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną | zwykle nie dotyczy, chyba że panel obejmuje dane zdrowotne |
| Wykonanie testu i zapis wyniku | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie bezpieczeństwa i rozliczalności | art. 9 ust. 2 lit. a RODO - wyraźna zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia |
| Zakup i udostępnienie raportu premium online | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO - rozliczenia | art. 9 ust. 2 lit. a RODO; w zakresie roszczeń także art. 9 ust. 2 lit. f RODO |
| Rezerwacja i obsługa konsultacji online | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - realizacja rezerwacji; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - bezpieczeństwo i obsługa platformy | art. 9 ust. 2 lit. a RODO oraz, gdy ma zastosowanie, art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku ze świadczeniem pomocy przez specjalistę zobowiązanego do poufności |
| Komunikator Klient-Specjalista | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - obsługa usługi i relacji ze specjalistą; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - bezpieczeństwo | art. 9 ust. 2 lit. a, h lub f RODO zależnie od treści wiadomości i charakteru relacji |
| Płatności i zwroty | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - realizacja płatności; art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązki księgowe i podatkowe | zwykle nie dotyczy; dane zdrowotne nie powinny być przekazywane operatorowi płatności |
| Faktury i dokumenty księgowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązki prawne; art. 6 ust. 1 lit. b RODO - żądanie klienta | zwykle nie dotyczy; opis faktury nie powinien zawierać danych wrażliwych ponad niezbędny zakres |
| Newsletter | art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda; przepisy PKE dotyczące komunikacji marketingowej | nie dotyczy; newsletter nie powinien zawierać indywidualnych danych zdrowotnych użytkownika |
| Analityka i poprawa Serwisu | art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeśli wymagana jest zgoda na cookies; art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla danych zagregowanych i bezpieczeństwa | dane zdrowotne nie powinny być wykorzystywane do analityki marketingowej ani profilowania reklamowego |
| Dochodzenie roszczeń, reklamacje, audyt, bezpieczeństwo | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes | art. 9 ust. 2 lit. f RODO - ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń |
6. Testy, wyniki i raporty premium online
Testy psychologiczne w Serwisie są narzędziami samoopisowymi i psychoedukacyjnymi. Wynik testu oraz raport premium nie są diagnozą, opinią psychologiczną, zaświadczeniem ani dokumentem medycznym.
Raport premium jest udostępniany jako treść cyfrowa dostępna online w panelu użytkownika. Serwis nie dostarcza raportu jako pliku do pobrania.
Do wygenerowania raportu premium możemy wykorzystywać model językowy OpenAI. Do dostawcy AI powinny trafiać wyłącznie dane potrzebne do przygotowania raportu, w szczególności wynik, odpowiedzi lub ich uporządkowana reprezentacja, kontekst testu i reguły bezpieczeństwa. Nie przekazujemy imienia, nazwiska ani adresu e-mail, jeżeli nie jest to potrzebne do wygenerowania raportu.
Jeżeli użytkownik udostępni raport konkretnemu specjaliście, specjalista może wykorzystać raport w przygotowaniu lub prowadzeniu konsultacji. Udostępnienie raportu wymaga odrębnej zgody albo wyraźnego działania użytkownika.
- Raport jest dostępny po zalogowaniu i po potwierdzeniu płatności.
- Raport może być ponownie wygenerowany lub naprawiony technicznie, jeżeli wystąpi błąd generowania.
- Logi jakości raportu powinny ograniczać treści wrażliwe i służyć przede wszystkim diagnozie technicznej.
- Raport udostępniony specjaliście nie jest automatycznie widoczny dla innych specjalistów.
7. Konsultacje online i dane przekazywane specjaliście
Konsultacje online są prowadzone przez wybranego specjalistę. Bliska Psychologia udostępnia platformę, system rezerwacji, płatności, panel, pokój konsultacji, komunikację organizacyjną i rozliczenia.
Przy rezerwacji konsultacji przekazujemy wybranemu specjaliście dane niezbędne do przeprowadzenia konsultacji, w szczególności imię lub dane identyfikujące klienta, adres e-mail, termin, status rezerwacji, informacje organizacyjne oraz dane udostępnione przez klienta w formularzu albo w panelu.
Jeżeli klient poprosi o fakturę za konsultację prowadzoną przez innego specjalistę, dane fakturowe są przekazywane temu specjaliście jako usługodawcy konsultacji. System Bliskiej Psychologii może technicznie wygenerować fakturę automatycznie, ale dokument jest wystawiany na dane specjalisty i w jego imieniu.
Wydarzenia w Google Calendar / Google Meet powinny zawierać tylko dane organizacyjne: termin, uczestników i link techniczny. Nie powinny zawierać wyników testów, treści raportów, notatek, diagnoz, powodu konsultacji ani innych danych wrażliwych.
8. Komunikator Klient-Specjalista
Serwis może udostępniać szyfrowany komunikator między klientem a specjalistą. Wątek komunikacji jest przypisany do konkretnej relacji klient-specjalista. Dostęp do wątku mają strony tej relacji oraz, w ograniczonych i audytowanych przypadkach, osoby uprawnione do obsługi technicznej, reklamacji, bezpieczeństwa lub obowiązków prawnych.
Treści wiadomości nie powinny trafiać do zwykłych e-maili ani logów technicznych. Powiadomienia e-mail, jeżeli są wysyłane, powinny informować o nowej wiadomości bez ujawniania jej treści.
Komunikator nie służy do zgłaszania stanów nagłych, zagrożenia życia, ryzyka samobójczego ani sytuacji wymagających natychmiastowej pomocy. Wiadomość może nie zostać odczytana natychmiast.
- PIN lub inny mechanizm odblokowania urządzenia służy do lokalnego zabezpieczenia dostępu.
- Zmiana urządzenia może wymagać ponownej aktywacji zabezpieczeń.
- Metadane techniczne komunikacji mogą być przetwarzane w celu bezpieczeństwa, synchronizacji i rozliczalności.
- Treści wiadomości mogą stanowić dane dotyczące zdrowia, jeżeli użytkownik zamieszcza w nich takie informacje.
9. Płatności, faktury i rozliczenia
Płatności elektroniczne są obsługiwane przez Przelewy24, którego operatorem jest PayPro S.A. Serwis przechowuje lokalne informacje potrzebne do obsługi transakcji, takie jak identyfikator sesji, kwota, waluta, status płatności, status zwrotu i powiązanie z raportem albo rezerwacją.
Bliska Psychologia nie przechowuje danych logowania do banku ani pełnych danych karty płatniczej. Takie dane są przetwarzane przez operatora płatności lub dostawców usług płatniczych zgodnie z ich regulaminami i politykami.
W przypadku raportów premium sprzedawcą jest Bliska Psychologia - Grzegorz Żurek. W przypadku konsultacji prowadzonej przez Grzegorza Żurka fakturę wystawia Bliska Psychologia - Grzegorz Żurek. W przypadku konsultacji prowadzonej przez innego specjalistę fakturę za konsultację wystawia ten specjalista na swoje dane, a system może jedynie obsłużyć automatyczne wygenerowanie dokumentu.
Dane fakturowe i rozliczeniowe mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi oraz przez okres potrzebny do obsługi roszczeń, kontroli i reklamacji.
10. Newsletter, marketing i analityka
Newsletter jest dobrowolny. Zapis wymaga podania adresu e-mail oraz wyrażenia zgody na otrzymywanie wiadomości. Zgoda na newsletter jest niezależna od korzystania z konta, testów, raportów i konsultacji.
Użytkownik może wypisać się z newslettera w każdej chwili przez link rezygnacji w wiadomości albo przez kontakt z Operatorem. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Serwis planuje korzystać z narzędzi analitycznych Google. Analityka niewymagana do działania Serwisu powinna być uruchamiana dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody w banerze cookies lub panelu preferencji.
Nie wykorzystujemy danych o wynikach testów, raportach, konsultacjach ani wiadomościach do targetowania reklam w oparciu o zdrowie psychiczne użytkownika.
11. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
| Odbiorca lub kategoria | Zakres i cel | Status / uwagi |
|---|---|---|
| Specjalista prowadzący konsultację | dane rezerwacji, dane kontaktowe, dane udostępnione przez klienta, udostępniony raport, komunikacja i dokumentacja konsultacji | odrębny administrator w zakresie konsultacji; może też otrzymywać dane jako odbiorca |
| mydevil.net | hosting, utrzymanie serwera, poczta elektroniczna, infrastruktura techniczna | podmiot przetwarzający lub dostawca infrastruktury na podstawie umowy |
| PayPro S.A. / Przelewy24 | obsługa płatności, status transakcji, zwroty, identyfikatory płatności | operator płatności; płatnik akceptuje regulacje operatora płatności |
| Google Calendar, Google Meet, Google Analytics po aktywacji, ewentualnie narzędzia identyfikacji lub bezpieczeństwa | dostawca usług technicznych i analitycznych; zakres zależy od aktywnych funkcji | |
| OpenAI | generowanie raportów premium na podstawie minimalnego potrzebnego kontekstu testu i wyniku | dostawca technologii AI; dane powinny być ograniczone do niezbędnego zakresu |
| Dostawca newslettera | wysyłka newslettera, obsługa listy subskrybentów, status zgód i wypisania | do wskazania po wyborze dostawcy i przed uruchomieniem wysyłki |
| Księgowość, system fakturowania, doradcy | obsługa faktur, rachunkowości, podatków, reklamacji, roszczeń i interpretacji prawnych | dostęp tylko w niezbędnym zakresie |
| Organy publiczne i sądy | realizacja obowiązków prawnych, obrona roszczeń, kontrola | wyłącznie gdy istnieje podstawa prawna |
12. Transfer danych poza EOG
Niektórzy dostawcy technologiczni, w szczególności Google i OpenAI, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo korzystać z podwykonawców poza EOG. W takich przypadkach transfer danych powinien opierać się na odpowiednich zabezpieczeniach przewidzianych przez RODO, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inne prawnie dopuszczalne mechanizmy.
W przypadku przetwarzania danych szczególnej kategorii należy stosować zasadę minimalizacji: poza EOG nie powinny trafiać dane identyfikujące użytkownika, jeżeli do realizacji celu wystarcza wynik, kontekst testu lub zanonimizowana/pseudonimizowana reprezentacja danych.
13. Okresy przechowywania danych
| Rodzaj danych | Podstawowy okres przechowywania | Uwagi |
|---|---|---|
| Dane konta użytkownika | do czasu usunięcia konta, a następnie przez okres techniczny do 30 dni, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przechowywania | usunięcie konta nie usuwa danych rozliczeniowych ani dokumentacji, która musi być zachowana |
| Zgody, oświadczenia i wersje dokumentów | przez okres korzystania z usługi oraz okres przedawnienia roszczeń lub rozliczalności | obejmuje wersję regulaminu, polityki, datę, typ i zakres zgody |
| Wyniki testów i raporty premium nieudostępnione specjaliście | do czasu usunięcia konta lub żądania usunięcia, chyba że są potrzebne do wykonania umowy, reklamacji, roszczeń lub obowiązków prawnych | jeśli raport zostanie użyty w konsultacji, może zostać częścią dokumentacji konsultacji |
| Raporty udostępnione specjaliście | według okresu właściwego dla dokumentacji konsultacji lub relacji ze specjalistą | udostępnienie raportu konkretnemu specjaliście może zmienić kontekst prawny przetwarzania |
| Historia rezerwacji i płatności | co do zasady 5 lat od końca roku obrotowego albo przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi | obejmuje statusy, kwoty, zwroty, reklamacje i rozliczenia |
| Faktury i dokumenty księgowe | przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi | niektóre ewidencje podatkowe mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania |
| Notatki specjalisty i dokumentacja konsultacji | jeżeli stanowią dokumentację medyczną lub dokumentację świadczeń zdrowotnych - co do zasady 20 lat od końca roku ostatniego wpisu | do czasu finalnej decyzji prawnej dane te należy traktować z wysokim poziomem ochrony |
| Wiadomości w komunikatorze | przez okres relacji klient-specjalista i okres wymagany dla dokumentacji konsultacji, jeżeli treść jest związana z konsultacją | wiadomości organizacyjne mogą mieć krótszą retencję po zatwierdzeniu procedury |
| Logi bezpieczeństwa i audytu dostępu | zwykle 5 lat albo przez okres niezbędny do wyjaśnienia incydentu lub roszczenia | logi dostępu do danych wrażliwych służą rozliczalności |
| Dane newslettera | do czasu wypisania się, cofnięcia zgody lub usunięcia listy, z zachowaniem dowodu zgody przez okres rozliczalności | po wypisaniu można przechowywać minimalny wpis blokujący ponowną wysyłkę bez zgody |
| Cookies analityczne i identyfikatory podobne | zgodnie z Polityką cookies i ustawieniami narzędzia zgód | niezbędne cookies mogą działać bez zgody; analityczne po zgodzie |
14. Prawa osoby, której dane dotyczą
Każda osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z praw przewidzianych przez RODO, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów prawa, charakteru dokumentacji oraz praw innych osób.
- prawo dostępu do danych oraz otrzymania kopii danych;
- prawo sprostowania nieprawidłowych danych;
- prawo usunięcia danych, jeżeli nie istnieje obowiązek lub podstawa dalszego przechowywania;
- prawo ograniczenia przetwarzania;
- prawo przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany;
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wniosek dotyczący danych można wysłać na adres: kontakt@bliskapsychologia.pl. Jeżeli wniosek dotyczy danych przetwarzanych przez konkretnego specjalistę jako administratora dokumentacji konsultacji, Bliska Psychologia może przekazać wniosek specjaliście albo poinformować, w jaki sposób skontaktować się z właściwym administratorem.
15. Usunięcie konta, cofnięcie zgody i ograniczenia usunięcia
Użytkownik może zażądać usunięcia konta. Usunięcie konta nie oznacza automatycznego usunięcia wszystkich danych, jeżeli dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa, konieczne do rozliczeń, reklamacji, bezpieczeństwa, dochodzenia roszczeń albo zachowania dokumentacji konsultacji.
Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia może uniemożliwić dalsze korzystanie z testów, raportów premium, konsultacji lub komunikatora, jeżeli te usługi wymagają przetwarzania takich danych. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.
Jeżeli danych nie można usunąć ze względu na obowiązek retencji, dostęp do nich może zostać ograniczony, a konto może zostać zdezaktywowane lub zanonimizowane w zakresie, który nie narusza obowiązków prawnych.
16. Zautomatyzowane przetwarzanie, profilowanie i AI
Serwis automatycznie oblicza wyniki testów na podstawie udzielonych odpowiedzi oraz może automatycznie generować raport premium. Takie przetwarzanie służy przedstawieniu użytkownikowi informacji psychoedukacyjnej i nie wywołuje wobec użytkownika skutków prawnych ani podobnie istotnych skutków w rozumieniu art. 22 RODO.
Raporty premium mogą być generowane z użyciem modeli językowych. Wynik raportu nie jest diagnozą, decyzją medyczną ani wiążącą rekomendacją. Użytkownik nie powinien podejmować decyzji medycznych, prawnych lub życiowych wyłącznie na podstawie wyniku testu albo raportu.
Jeżeli użytkownik uważa, że automatycznie wygenerowany raport jest błędny, nieadekwatny albo budzi jego niepokój, może skontaktować się z Operatorem albo omówić wynik ze specjalistą.
17. Bezpieczeństwo danych
Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru przetwarzanych danych, w tym danych dotyczących zdrowia.
- szyfrowanie transmisji przez HTTPS/TLS;
- haszowanie haseł i kontrola dostępu do kont;
- role i uprawnienia w panelu klienta, specjalisty i superadmina;
- szyfrowanie lub zabezpieczanie danych szczególnie wrażliwych tam, gdzie przewiduje to architektura systemu;
- szyfrowany komunikator z mechanizmem PIN lub zabezpieczeniem urządzenia;
- brak treści wrażliwych w zwykłych powiadomieniach e-mail;
- audyt dostępu superadmina do raportów, notatek i kart pacjenta;
- ograniczenie danych przekazywanych do Google Calendar / Meet;
- logowanie krytycznych zdarzeń technicznych, płatniczych i bezpieczeństwa;
- regularne aktualizacje, kopie zapasowe i kontrola dostawców usług technicznych.
18. Pełnoletność użytkowników
Serwis w obecnej wersji jest przeznaczony dla osób pełnoletnich. Konsultacje online są dostępne wyłącznie dla osób, które ukończyły 18 lat i rezerwują konsultację dla siebie.
W MVP nie zbieramy daty urodzenia, jeżeli nie jest to potrzebne operacyjnie. Zamiast tego przy rezerwacji konsultacji użytkownik składa oświadczenie o pełnoletności. Operator może odmówić świadczenia usługi, jeżeli ma uzasadnione podejrzenie, że użytkownik nie spełnia warunku pełnoletności albo rezerwuje konsultację dla osoby trzeciej.
19. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może skontaktować się z Operatorem. Może także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dane kontaktowe UODO: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, kancelaria@uodo.gov.pl, https://uodo.gov.pl/.
20. Zmiany polityki
Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów, dostawców usług, funkcji Serwisu, sposobu działania raportów premium, konsultacji, komunikatora, newslettera, analityki albo modelu współpracy ze specjalistami.
Istotne zmiany mogą być komunikowane użytkownikom przez e-mail, panel użytkownika albo komunikat w Serwisie. Aktualna wersja dokumentu powinna być dostępna w Serwisie w sposób umożliwiający jej zapisanie i odtworzenie.
21. Załączniki wdrożeniowe
Załącznik A - minimalny rejestr zgód klienta
| Kod zgody / oświadczenia | Treść lub zakres | Kiedy zapisywać |
|---|---|---|
| terms_client_acceptance | akceptacja regulaminu klienta | rejestracja, zakup raportu, rezerwacja konsultacji |
| privacy_client_acceptance | potwierdzenie zapoznania się z Polityką prywatności | rejestracja, zakup, rezerwacja |
| adult_confirmation | mam ukończone 18 lat i rezerwuję konsultację dla siebie | rezerwacja konsultacji |
| health_data_processing | wyraźna zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia w zakresie testów, raportów i konsultacji | testy, raporty, konsultacje |
| early_service_start_request | żądanie rozpoczęcia usługi przed upływem 14 dni | konsultacja lub raport przed upływem terminu odstąpienia |
| loss_of_withdrawal_after_service | przyjęcie do wiadomości utraty prawa odstąpienia po wykonaniu usługi lub dostarczeniu treści cyfrowej | konsultacja lub raport |
| report_share_to_specialist | zgoda na udostępnienie konkretnego raportu konkretnemu specjaliście | udostępnienie raportu w panelu |
| newsletter_consent | zgoda na newsletter | zapis na newsletter |
| analytics_cookies_consent | zgoda na analitykę Google i podobne technologie | baner cookies / panel preferencji |
Załącznik B - komunikaty, których nie należy wysyłać e-mailem
- pełna treść raportu premium;
- odpowiedzi z testów i wynik testu w szczegółach;
- notatki specjalisty;
- treść wiadomości z komunikatora;
- powód konsultacji, informacje o stanie zdrowia i dane kryzysowe;
- dane fakturowe klienta, jeżeli nie są niezbędne w danym e-mailu.
Załącznik C - status elementów wymagających aktualizacji przy wdrożeniu
| Element | Status w tej wersji | Co zrobić przed aktywacją |
|---|---|---|
| Google Analytics | opisane jako planowane narzędzie analityczne | podłączyć dopiero po zgodzie cookies i uzupełnić identyfikatory/narzędzia w Polityce cookies |
| Newsletter | opisany jako funkcja dobrowolna | wpisać konkretnego dostawcę newslettera po wyborze i zawarciu umowy powierzenia |
| Umowy ze specjalistami | wymagane dla Modelu A i danych zdrowotnych | zawrzeć regulamin/umowę B2B oraz umowę powierzenia, jeżeli platforma przetwarza dane w imieniu specjalisty |
| Retencja wiadomości | opisana ostrożnościowo jak dane związane z konsultacją | zatwierdzić osobną procedurę retencji wiadomości organizacyjnych i merytorycznych |